Qualitätsicherung und -entwicklung

In einer sozial tätigen Organisation bedeutet dies, dass die Mitarbeitenden vorab und grundsätzlich ein Bewusstsein davon haben müssen, was der eigentliche Sinn einer Handlung ist, d.h. warum man sie tut und welche Ziele damit angestrebt werden.

Dabei geht es nicht um das Abarbeiten von vorher festgelegten Schritten. Eine hohe Qualität, z.B.  in der Ausbildung oder in der erzieherischen und sozialen Arbeit, ist nicht eine einmal definierte bestimmte „Güte“. Es geht vielmehr darum, für die verschiedensten Prozesse in den Einrichtungen und Arbeitsbereichen herauszustellen, was die dahinter liegende eigentliche Absicht ist, was man also im Idealfall mit der jeweiligen Handlung erreichen will. Die beste Intervention ist somit immer die, welche unter den genannten Voraussetzungen dem ursprünglich formulierten Ziel (Sinn) am nächsten kommt. Die Qualität der Arbeit weiter zu entwickeln heißt, aus Erfahrungen und Rückmeldungen zu lernen und sich ständig zu bemühen, in allen Handlungen und Prozessen den formulierten Idealvorstellungen (ideelle Qualität) immer näher zu kommen (empirische Qualität).

Das stellt hohe Anforderungen an die Mitarbeitenden und Führungskräfte und an das Qualitätsmanagement. Um eine hohe und gleich bleibende Qualität der Leistung zu gewährleisten, sie zu sichern und ständig zu verbessern, bedarf es eines verbindlichen, für alle einheitlichen systematischen Verfahrens. Dies ist gerade deshalb wichtig, um z.B. die Einwirkungen von Zufall, Willkür und „Tagesform“ auf die Leistungserbringung zu minimieren. Dieses Verfahren darf aber keine standardisierten Inhalte und Ziele vorgeben („So wird es gemacht.“), sondern muss allen Beteiligten - Leistungserbringern und Leistungsempfängern - die Möglichkeit geben, zu formulieren, was die beste Qualität sein soll („So wollen wir es machen.“)

Die Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung im alpha e.V. erfolgt kontinuierlich für alle Einrichtungen und Dienste unter der Verantwortung der Organisationsleitung und unter Beteiligung aller Leitungs- und Mitarbeiterebenen in fachlich oder strategisch ausgerichteten Qualitätszirkeln. Die verantwortliche Koordination erfolgt durch einen ausgebildeten und im GAB-Verfahren geschulten Qualitätsmanagementbeauftragten auf einer Stabstelle.

Für alle Aufgabenbereiche und tragenden Prozesse in den Einrichtungen sind gemäß dem GAB-Verfahren Handlungsleitlinien und Durchführungsregelungen als verbindliche qualitätsbezogene Ziele erarbeitet worden. Die Zielerreichung wird fortlaufend überprüft, bewertet und dokumentiert. Diese Systematik sichert die bereits erreichte Arbeitsqualität und ermöglicht ihre ständige Weiterentwicklung. Die regelmäßig stattfindenden Qualitätszirkel werden von geschulten Mitarbeitern moderiert.

Die Qualitätsarbeit wird in jährlichen Rückblicken (so genannten Reviews) systematisch anhand eines Frageleitfadens von den Mitarbeitern auf ihre Wirksamkeit und den Nutzen hin eingeschätzt. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden im Zuge  einer ebenfalls jährlich durchgeführten Managementbewertung von der Geschäftsführung und dem Qualitätsbeauftragen ausgewertet und fließen in die strategische Qualitätsplanung für das folgende Jahr ein. 

Neben anderen arbeiten wir in den Einrichtungen an einer alle Funktionsbereiche erfassenden Qualitätsentwicklung mit den unten aufgeführten Mitteln und Methoden:

• Leitbildorientierung
  Gemeinsame und verbindliche Orientierung an einem Organisationsleitbild, das regelmäßig überarbeitet und aktualisiert wird.
• Konzeptbasierung
  Arbeiten auf der Basis schriftlich fixierter Konzepte und Maßnahmebeschreibungen, welche im Rahmen der Qualitätsarbeit unter Beteiligung aller betroffenen Mitarbeitenden regelmäßig überprüft und fortgeschrieben werden. Die Arbeitskonzepte orientieren sich dabei am Leitbild der Organisation alpha e.V. sowie an den Qualitätsgrundsätzen des jeweiligen Fachbereichs.
• Qualitätsplanung
  Jährliche systematische strategische Qualitätsplanung, welche die drei Elemente Strukturqualität, Prozessqualität und Ergebnisqualität in der alltäglichen Arbeit verankert. Eine wesentliche Aufgabe besteht darin, die für die Arbeitsfelder bedeutsamen Handlungen und Prozesse sowie  die sonstigen Bedingungen und Voraussetzungen herauszuarbeiten, um diese zum Gegenstand der Qualitätsentwicklung zu machen.
• Handlungsleitlinien
  Ständiges Arbeiten an der Prozessqualität. In regelmäßig stattfindenden Qualitätstreffen (Qualitätszirkel) werden für die Primärprozesse und tragenden Sekundärprozesse für alle Handelnden verbindliche Handlungsleitlinien bzw. Durchführungsregelungen erarbeitet. Diese Handlungsorientierungen werden in festgelegten Abständen auf ihre Durchführung, Zielerreichung und Einhaltung der darin festgehaltenen Handlungsprinzipien (Ergebnisqualität) überprüft.
• Mitarbeiterförderung 
  Sicherung und Weiterentwicklung der fachlichen und personellen Kompetenzen aller Mitarbeiter. Dies geschieht insbesondere durch klare Anforderungsprofile, schriftliche Stellenbeschreibungen und Zielvereinbarungen, unterstützt durch jährliche, systematisch geführte Mitarbeitergespräche mit Vorgesetzten, regelmäßige Fortbildungen gemäß einem Vorgehenskonzept und den Einsatz von Beratungs- und Stützverfahren wie Supervision, kollegiale Beratung, fachlicher Austausch, Hospitation und Teilnahme an Qualitätszirkeln. Neue Mitarbeiter werden anhand eines Leitfadens systematisch in das Arbeitsgebiet und ihre Aufgaben eingearbeitet.
• Teamorientiertes Arbeiten und Teamentwicklung
  Die Kompetenzen zu einer Ziel führenden und effizienten Zusammenarbeit in Teams werden laufend weiter entwickelt,  unter anderem durch wöchentliche Teamsitzungen, extern angeleitete Team- und Fallsupervisionen, durch gemeinsame fachliche Abstimmungen als Arbeitsgrundlage und durch ständige Reflexion der Kommunikationsstile und Haltungen in den Teams und mit der Leitung (Feedbackkultur). Darüber hinaus gibt es einen regelmäßigen Austausch auf der Ebene der Fachbereiche.
• Evaluation
  Regelmäßige oder anlassbezogene Wirksamkeitsüberprüfungen des Arbeitshandelns. Dies geschieht  wesentlich durch systematische Hilfeplanungsprozesse, an dem auch das jeweilige Kind bzw. die Klienten oder Maßnahmeteilnehmer beteiligt sind. Da unter Umständen übliche Evaluationsinstrumente wie Befragungen nur bedingt eingesetzt werden können, werden verstärkt Alternativen wie Beobachtung, Selbstbewertung anhand der Praxisüberprüfungen einzelner Handlungen, kollegiale Hospitation und die fallweise Einbeziehung von Dritten (Lehrer, Vormünder, Angehörige) eingesetzt.
• Qualitätsdokumentation
  Lückenlose Dokumentation aller Vorgänge im Zusammenhang mit der Qualitätsentwicklung in Qualitätshandbüchern. Die systematischen, zentral gelenkten Dokumente und Aufzeichnungen bilden eine wesentliche Arbeitsgrundlage im Sinne einer Auftragsbeschreibung (Konzept und Leistungsbeschreibung) und Handlungsorientierung (Leitbilder, Qualitätsziele, Handlungsleitlinien und Durchführungsregelungen) für alle in unserer Organisation Tätigen. Der ständige und uneingeschränkte Zugang zu den Aufzeichnungen ist deshalb für alle Mitarbeitenden notwendig und wird sichergestellt.
• Führungsverantwortung
  Die Umsetzung der Ergebnisse der Qualitätsarbeit in den Einrichtungen, insbesondere der Durchführungshinweise und Handlungsvereinbarungen, werden von den Bereichs- und Einrichtungsleitungen regelmäßig überprüft.
• Reviews/Managementbewertungen
  Durch interne und externe Formen der Überprüfung wird die Funktion des Qualitätsmanagements regelmäßig bewertet und somit selbst zum Gegenstand der Qualitätsentwicklung gemacht.